četvrtak , 7 jula 2022

5 saveta kako organizovati savršen događaj

Čak i planiranje i organizovanje malog događaja koji uključuje svega nekoliko ljudi može biti veliki izazov, posebno ako ste početnici u ovome ili ako vam je prvi put. Zamislite tek organizaciju koncerta sa najpoznatijim izvođačima i oko 100.000 posetilaca.

Uprkos tome, organizacija pojedinih događaja zaista može biti uzbudljiva i vredna sveg truda. Zato, ako ste neko ko uživa u ovome, pročitajte tekst do kraja i saznajte koje smo to sve korisne savete iz prakse izdvojili za vas.

#1 Počnite s pripremom što je pre moguće

Foto: https://unsplash.com/photos/BRBjShcA8D4

Mnogo je bitno krenuti na vreme s ovakvim organizacijama. Ukoliko mislite da ne možete postići sve što ste zacrtali, za organizaciju proslave kontaktirajte tim profesionalaca koji će sve odraditi umesto vas.

To je odlično rešenje za one koji nemaju mnogo vremena da se, pored posla, bave ovakvim aktivnostima koje zaista iziskuju trud. Ako ste, ipak, odlučili da na osmišljavanju događaja radite sami, potrudite se da se tome zaista posvetite.

Naime, ukoliko je vaš događaj relativno veliki (s više od 500 učesnika), onda je najrealnije krenuti već četiri do šest meseci unapred s planiranjem. Za one manje događaje, planirajte najmanje mesec dana za organizaciju.

#2 Preračunajte svoj budžet i vidite čime raspolažete

Vaš budžet će diktirati način na koji ćete se ophoditi prema daljem osnivanju plana. Iz tog razloga je određivanje i sračunavanje budžeta neminovno. Ukoliko nemate egzaktno određenu svotu raspoloživog novca, pomoći će i otprilike izračunata količina.

Neki od bitnih elemenata koje treba da uvrstite u plan kada je procena budžeta u pitanju su:

Mesto: ovde uključite i cenu zakupa i potrebno osiguranje. Ukoliko je vaš događaj virtuelne prirode, ovaj korak možete preskočiti.
Ketering: svi troškovi vezani za piće i hranu.

Zabava: angažovanje zabavljača, komičara, animatora i slično.

Dekoracija: ukrasi za stolove, stolice i zidove, baloni, konfete i slično.

Marketing: cena zavisi od vašeg odabira načina promovisanja događaja.

Troškovi rada: u ovu tačku spadaju volonteri i osoblje, kao i njihov smeštaj.

Nepredviđene situacije: trebalo bi da 20% svog budžeta planirate za nepredviđene prilike da biste izbegli neprijatna iznenađenja.

#3 Biranje savršenog mesta za održavanje vašeg događaja

Kao što smo već naveli, ukoliko je vaš događaj veći, dodelite sebi 4-6 meseci za planiranje istog. Trebalo bi da, ukoliko možete, izbegavate periode u toku kojih su školski raspusti, jer su lokali tada znatno skuplji.

Takođe, osvrnite se na datume kada su nacionalni i verski praznici, da ne biste napravili grešku i organizovali onda kada većina ljudi ne može da prisustvuje. Ako imate neke učesnike događaja, kao što su, na primer, animatori, obavezno prvo sa njima proverite da li slobodni na vaš željeni datum.

Kada već imate okvirno određene moguće datume, možete krenuti da birate mesto održavanja i zvati ih radi raspitivanja o detaljima.

Informacije o kojima treba da vodite računa su:

Lokacija: idealno bi bilo ukoliko bi se mesto održavanja nalazilo blizu domova pozvanih.

Parking: mesta sa parkingom ili jednostavnim pristupom za javni prevoz su najbolji izbor.

Veličina prostora: u zavisnosti od broja planiranih gostiju, obratite pažnju na to da li ima dovoljno mesta za svakog.

Osiguranje: ukoliko ste u obavezi da platite dodatno osiguranje, to može uticati na krajnji trošak.

Ukupni troškovi: na kraju se raspitajte koliko bi usluge sveukupno koštale, da biste mogli dalje da planirate i uporedite sa ostalim prostorima.

#4 Napravite spisak zvanica

Bez konačnog spiska zvanica skoro nijedan korak ne može da se obavi do kraja. Da biste znali koliki prostor da iznajmite, kakvo mesto da nađete, koliko novca da izdvojite, morate pre svega znati okviran broj ljudi koji će događaju prustvovati.

Imajte na umu da oni koji dolaze bez društva treba da dobiju pravo da povedu neku osobu sa sobom, kako ne bi došli sami. Takođe, može se desiti da neki od gostiju povedu i svoju decu, te i njih treba uračunati u spisak.

Kada dobijete informaciju o konkretnom spisku gostiju koji će prisustvovati događaju, možete krenuti da planirate neke od ostalih stavki.

#5 Kreirajte plan aktivnosti

Kada dođete do kraja planiranja i imate gotovo sve informacije, vreme je za pravljenje plana aktivnosti na vašem događaju. Kreiranje takvog plana pomoći će vam u upravljanju timom i volonterima, ukoliko ih imate.

Čak i da je vaš organizacioni tim jako mali, ili ste možda vi jedina osoba koja obavlja ovu aktivnost, nemojte odbacivati važnost kreiranja ovakvog plana. Uz njega ćete mnogo lakše moći da vodite računa o rasporedu, koji je, posebno u velikim grupa, jako bitan.

Videli smo da je planiranje bitnih događaja jako izazovno, posebno ako ste vi jedina osoba koja je u tu aktivnost uključena, te se nadamo da je naših nekoliko saveta za dobru organizaciju uspelo da vam pomogne. Nadamo se da ćete uspeti sve da isplanirate kako ste zamislili, želimo vam najlepši provod!

Takođe pročitajte

Poznati jednoglasno: “EXIT je osećaj koji mora da se doživi!

Brojna poznata lica i javne ličnosti, kao što su Miloš Biković, Dragana Mićalović, Viktor Savić, …

Ostavite odgovor

Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena. Neophodna polja su označena *

Ovo veb mesto koristi Akismet kako bi smanjilo nepoželjne. Saznajte kako se vaši komentari obrađuju.